يعد التشتيت في بيئة العمل من أبرز العوائق التي تؤثر على الإنتاجية والإنجاز اليومي، سواء كنت تعمل من المكتب أو من المنزل، تتعدد عوامل التشتيت بدءا من رسائل البريد الإلكتروني المستمرة، الاجتماعات غير الضرورية، وزملاء العمل الذين يطيلون الحديث، بالإضافة إلى التكنولوجيا المتقدمة، زاد انتشار العمل عن بعد من هذه التحديات، حيث ظهرت عوامل تشتيت إضافية مرتبطة بالمنزل مثل الأطفال، الحيوانات الأليفة، والمهام الشخصية.
وفقا لتقرير شركة البرمجيات "Unily"، يتعرض ما يقرب من نصف الموظفين لتشتيت الانتباه مرة واحدة على الأقل كل 30 دقيقة أثناء يوم العمل، وأكثر ما هو مقلق أن حوالي ثلث المشاركين في الاستطلاع قالوا إنهم يتعرضون للتشتيت مرة واحدة كل 15 دقيقة، هذا يعني أن الموظفين يواجهون انقطاعات متكررة تؤدي إلى تأثير سلبي مباشر على الإنتاجية.
تأثير عوامل التشتيت على العمل
تظهر الدراسات أن عوامل التشتيت في مكان العمل تؤدي إلى انخفاض الإنتاجية بشكل ملحوظ، ووفقا لبحث أجرته شركة Udemy المتخصصة في التعليم التكنولوجي، أفاد 50% من الموظفين بأن إنتاجيتهم تتراجع بسبب التشتيت المستمر، في المتوسط، يستغرق الشخص حوالي 23 دقيقة و15 ثانية لاستعادة تركيزه بعد الانقطاع، وهذا الوقت الضائع يتراكم ليؤثر سلبا على الأداء العام، بالإضافة إلى ما تسببه هذه الانقطاعات من تأثيرات عاطفية سلبية، حيث يشعر الموظفون بالإحباط وتراجع الدافع الوظيفي.
7 طرق للحد من التشتيت وزيادة الإنتاجية
إذا كنت تواجه صعوبة في التركيز في العمل، يمكن اتباع هذه الاستراتيجيات السبع البسيطة لتعزيز الكفاءة وتقليل عوامل التشتيت:
1- تجنب تعدد المهام
على الرغم من الاعتقاد الشائع بأن تعدد المهام يزيد من الإنتاجية، إلا أن الأبحاث تؤكد أن التحول المستمر بين المهام يقلل الكفاءة ويؤدي إلى انخفاض بنسبة تصل إلى 40% في الإنتاجية. ينصح بتركيز الانتباه على مشروع واحد في كل مرة لتقديم عمل بجودة أعلى، من خلال التركيز على مهمة واحدة، يمكن الوصول إلى مرحلة "العمل العميق" التي تمكنك من الانغماس الكامل في نشاط معين وزيادة الكفاءة.
2- تخصيص وقت للراحة
أخذ فترات راحة قصيرة ومنظمة خلال اليوم يمكن أن يحسن الكفاءة، على سبيل المثال، الابتعاد عن الكمبيوتر لبضع دقائق يساعد في تنشيط العقل واستعادة الدافع للعمل، ومن خلال إعادة الشحن، يمكن تحسين التركيز وتوليد أفكار جديدة، الحركة القصيرة بين الحين والآخر تساعد في تحسين الحالة المزاجية وزيادة الإنتاجية.
3- إعداد مساحة عمل منظمة
إذا كنت تعمل من المنزل، فمن المهم إعداد مساحة عمل مخصصة بعيدا عن مصادر التشتيت، ويمكن أن يساعد المكتب المنظم وسماعات إلغاء الضوضاء في تحسين التركيز، كما ينبغي تحديد حدود واضحة مع أفراد الأسرة حتى لا تتم مقاطعتك خلال ساعات العمل، وفي حال لم يكن بالإمكان توفير بيئة هادئة في المنزل، يمكنك البحث عن مساحات عمل مشتركة توفر بيئة مهنية ومنظمة.
4- تقسيم الوقت والمهام
تنظيم الوقت من خلال تقسيم اليوم إلى كتل زمنية يساعد في تعزيز الإنتاجية.
خصص وقتا محددا لكل مهمة وحرص على الالتزام به، سيساعد ذلك في تقليل الانقطاعات وإكمال المهام بكفاءة أكبر. ومن خلال تحديد أولويات المهام مسبقا، يمكن تحسين الإدارة الشخصية للوقت وتقليل الضغط الناتج عن المهام المتعددة.
5- تقليل الاجتماعات غير الضرورية
الاجتماعات قد تكون سببا رئيسيا في ضياع الوقت، كما ينبغي تقييم كل اجتماع قبل حضوره بطرح الأسئلة التالية: هل يمكن تغطية الموضوع عبر البريد الإلكتروني؟ هل الاجتماع له جدول أعمال واضح؟ إذا كانت الإجابات تشير إلى عدم ضرورة الاجتماع، يمكنك اقتراح بدائل أو العمل بشكل غير متزامن لتعزيز الكفاءة.
6- إيقاف تشغيل الإشعارات
الرد الفوري على كل رسالة نصية أو إشعار يمكن أن يؤدي إلى تشتيت الانتباه بشكل مستمر، لذا، من الأفضل إيقاف تشغيل الإشعارات غير الضرورية والتركيز على المهام المحددة، ويمكن التحقق من البريد الإلكتروني والرسائل في أوقات مجدولة، مما يقلل من المقاطعات ويعزز التحكم في الوقت.
7- وضع حدود للزملاء الثرثارين
التعرض لمحادثات طويلة غير ضرورية أثناء العمل يمكن أن يؤثر سلبا على التركيز، ينبغي وضع حدود صحية مع زملاء العمل الثرثارين من خلال توضيح أنك تملك بضع دقائق فقط للدردشة، والاعتذار عن المحادثات الطويلة بلطف عندما تقتضي الحاجة.
باتباع هذه الطرق السبع، يمكن للموظفين تقليل عوامل التشتيت اليومية وزيادة إنتاجيتهم، من خلال التخطيط والتنظيم الجيد للوقت ووضع حدود واضحة، يمكن الحفاظ على التركيز وتحقيق نتائج أفضل في العمل.
SM